Software für den Fall, für den es nichts Fertiges zu kaufen gibt

Die meisten mittelständischen Unternehmen kennen beide Enden. Auf der einen Seite Abläufe, die über E-Mail, Tabellen und Vorlagen laufen. Sie funktionieren, kosten aber jeden Tag Zeit. Auf der anderen Seite Standardsysteme, die alles könnten, dafür aber eine Einführung über Monate verlangen, eine Anpassung an fremde Begriffe und laufende Lizenzen.

Dazwischen liegt der Bereich, in dem wir arbeiten. Mit den heutigen Werkzeugen lässt sich genau die Funktion bauen, die in einem Ablauf fehlt, ohne dafür eine ganze Systemlandschaft einzuführen. Vor einigen Jahren war das noch anders: Eine kleine Anwendung kostete so viel Entwicklungszeit, dass sie sich für einen einzelnen Ablauf selten gelohnt hat. Diese Rechnung hat sich verschoben.

Automatisierung zwischen bestehenden Systemen

Der häufigste Fall. Zwei Systeme, die beide ihre Aufgabe erfüllen, aber nicht miteinander reden. Dazwischen ein Mensch, der Daten von links nach rechts überträgt. Diese Übertragung ist selten reines Kopieren. Meist steckt eine Entscheidung darin, die bisher niemand aufgeschrieben hat. Genau das ist die eigentliche Arbeit.

Assistenten auf Ihren eigenen Dokumenten

Angebote, Verträge, Prüfberichte, technische Dokumentation. Wissen, das im Haus vorhanden ist, aber nur die finden, die wissen, wo es liegt. Ein Assistent auf diesen Dokumenten beantwortet Fragen mit Belegstelle, statt eine Auskunft zu erfinden. Darauf kommt es an: Eine Antwort ohne Quelle ist im Geschäftsalltag wertlos, weil niemand ihr trauen kann.

Micro-SaaS: eine kleine Anwendung für einen Ablauf

Wenn ein Ablauf eine eigene Oberfläche verdient, mit Übersicht, Freigaben und Protokoll, bauen wir eine kleine Anwendung dafür. Klein heißt: eine Aufgabe, keine Plattform. Der Reiz einer Plattform ist groß und der Fehler teuer. Eine Anwendung, die eines gut kann, wird benutzt.

Klassische Automatisierung, wo es keine KI braucht

Ein erheblicher Teil dessen, was heute nach KI aussieht, ist in Wahrheit eine Regel, eine Schnittstelle oder ein Formular. Das ist billiger, schneller und zuverlässiger. Wir sagen das auch dann, wenn die Anfrage ausdrücklich nach KI gefragt hat.

• Engpass finden: Welcher Ablauf kostet tatsächlich Zeit? Nicht immer der, der sich am lästigsten anfühlt.
• Nutzen rechnen: Häufigkeit mal Dauer mal beteiligte Personen. Wenn die Zahl klein ist, hört es hier auf.
• Prototyp in Tagen: etwas, das man anfassen kann, an echten Daten. Kein Klickmodell.
• Produktiv bringen: Anbindung, Rechte, Fehlerfälle, Protokoll. Der Teil, der die meiste Zeit kostet.
• Übergeben: Dokumentation und ein Zustand, in dem auch jemand anderes weiterbauen kann.

Der Prototyp ist eine Prüfung und keine Verkaufsvorführung. Nach ein paar Tagen steht fest, ob die Idee trägt. Fällt sie durch, haben beide Seiten wenig verloren. Genau dafür ist dieser Schritt da.

Dass ein Prototyp nach Tagen steht, liegt daran, dass wir selbst so arbeiten. Entwürfe, Code, Tests und Dokumentation laufen bei uns KI-gestützt. Daher kommt die Zeitangabe.

Es gibt drei Fälle, in denen wir von einer eigenen Lösung abraten. Wir prüfen sie vor jedem Angebot.

Es gibt etwas Fertiges. Für Buchhaltung, Zeiterfassung oder CRM existieren gute Produkte. Wer dort selbst baut, zahlt jahrelang für Pflege, die andere übernehmen würden. Wir prüfen den Markt vor dem Eigenbau, denn wer nur bauen kann, findet immer einen Grund zu bauen.

Der Ablauf ist noch nicht klar. Ein Ablauf, der heute chaotisch läuft, wird durch Automatisierung vor allem schneller chaotisch. Dann klärt man erst den Ablauf und kümmert sich danach um die Technik.

Die Zahl trägt nicht. Ein Vorgang, der dreimal im Monat vorkommt und zwanzig Minuten dauert, rechnet sich auch dann nicht, wenn die Lösung technisch elegant wäre.

Bei individueller Software lautet die berechtigte Sorge: Was, wenn der Anbieter wegfällt? Wir beantworten sie mit dem, was übergeben wird, und nicht mit einer Zusicherung.

• Der Quellcode gehört Ihnen und liegt in Ihrem Zugriff, nicht nur in unserem.
• Gängige Werkzeuge statt hauseigener Erfindungen, damit auch andere damit arbeiten können.
• Dokumentation, die den Ablauf beschreibt und nicht nur den Code.
• Betrieb übernehmen wir gern. Es ist kein Muss und keine Sperre.

Für die Aufnahme eines Ablaufs kommen wir vorbei. Alles Weitere geht meist remote und ist dadurch schneller.

Was kostet das?

Das hängt am Umfang, und eine Zahl ohne Kenntnis des Ablaufs wäre geraten. Der Einstieg ist eine Standortbestimmung über zwei bis drei Termine. Danach steht eine belastbare Größenordnung für die Umsetzung fest, bevor Sie sich entscheiden müssen.

Müssen wir unsere Daten aus dem Haus geben?

Nicht zwingend, und die Frage gehört an den Anfang statt ans Ende. Für viele Aufgaben reichen Modelle, die in der EU betrieben werden. Oft lässt sich die Aufgabe auch so zuschneiden, dass gar keine personenbezogenen Daten hineingehen.

Wir haben keine Entwickler im Haus. Geht das trotzdem?

Ja. Ein Ansprechpartner, der Zugänge freischalten kann und weiß, welche Systeme es gibt, reicht. Wichtiger ist, dass jemand für den Ablauf fachlich entscheiden darf. An dieser Person hängt das Tempo, nicht an der Technik.