KI-Beratung für den Mittelstand in Hannover

Der übliche Verlauf sieht so aus. Die Geschäftsführung schafft Lizenzen für ein KI-Werkzeug an, es gibt eine Schulung, und danach benutzen drei Leute das Werkzeug weiter. Alle anderen nicht. Nach einem halben Jahr steht die Frage im Raum, was das eigentlich gebracht hat, und niemand kann sie beantworten.

Am Werkzeug liegt das selten. Es liegt daran, dass niemand die Verbindung zwischen dem Werkzeug und der eigenen Arbeit hergestellt hat. Eine Schulung an Beispielaufgaben zeigt, was das Werkzeug kann. Sie zeigt nicht, wie die Angebotserstellung im eigenen Haus damit schneller wird. Diese Übersetzung macht niemand nebenbei am Schreibtisch, wenn der Tag ohnehin voll ist.

Dazu kommt eine Unsicherheit, die kaum jemand ausspricht. Darf ich da überhaupt Kundendaten hineingeben? Was ist, wenn das Ergebnis falsch ist und ich es nicht merke? Wer haftet dann? Solange diese Fragen offen sind, benutzen vorsichtige Menschen das Werkzeug nicht. Und in einem Mittelstandsunternehmen sind das die meisten.

Vier Phasen, die aufeinander aufbauen und sich überlappen dürfen. Während die ersten Teams noch üben, entsteht daneben oft schon der erste Anwendungsfall.

Phase 1: Standort klären

Wir nehmen Abläufe, Systeme und den heutigen Umgang mit KI auf, auch den inoffiziellen. Der ist fast immer da. Irgendjemand benutzt bereits ein Sprachmodell für Textentwürfe, nur weiß es offiziell niemand. Diese stille Nutzung ist die ehrlichste Auskunft darüber, wo KI im Haus tatsächlich hilft.

Am Ende steht ein Bild vom Ist-Zustand und eine Entscheidungsgrundlage fürs Budget. Also eine Aussage dazu, welche zwei Abläufe sich lohnen und welche nicht.

Phase 2: Können aufbauen

Führungskräfte zuerst, dann die Teams, immer an echten Aufgaben aus dem eigenen Haus. Führungskräfte zuerst hat einen praktischen Grund und nichts mit Hierarchie zu tun: Wer den Nutzen nicht selbst erlebt hat, kann ihn auch nicht einfordern.

• Workshops an Aufgaben, die die Teilnehmenden am nächsten Tag wieder vor sich haben
• Eine Prompt-Bibliothek, die im Alltag benutzt wird und nicht in einem Ordner liegt
• Eine Nutzungsrichtlinie, die sagt, was erlaubt ist. Sie löst die Unsicherheit auf.
• Champions im Haus, die danach ohne uns weiterhelfen

Am Ende stehen Teams, die die Werkzeuge im Alltag benutzen, und Regeln, die jeder kennt.

Phase 3: Anwendungsfälle umsetzen

Zwei bis drei Fälle produktiv bringen. Vor dem Eigenbau prüfen wir, ob ein fertiges Produkt reicht. Daran zeigt sich der Unterschied zwischen einer Beratung und einem Softwarehaus: Wer nur bauen kann, findet immer einen Grund zu bauen.

Am Ende steht eine Zeitersparnis im Tagesgeschäft, die sich nachrechnen lässt.

Phase 4: Wirkung verankern

Richtlinie, Rollen, Einordnung nach EU-KI-Verordnung, dazu die Messung gegen die Zahlen vom Anfang. Ohne diese Phase entstehen neue Anwendungsfälle nur so lange, wie jemand von außen daran erinnert.

Am Ende entstehen neue Anwendungsfälle und werden bewertet, auch ohne uns.

Zwischen den Phasen liegen zwei Entscheidungspunkte. Bei beiden kann „nein" herauskommen.

Erst über den Geschäftsnutzen. Rechnet sich dieser Anwendungsfall? Wenn ein Ablauf dreimal im Monat vorkommt und zwanzig Minuten dauert, lautet die Antwort auch dann nein, wenn die Automatisierung technisch schön wäre.

Später über die Prozessreife. Ist der Ablauf klar genug, um ihn zu automatisieren? Ein Ablauf, der heute chaotisch läuft, wird durch Automatisierung vor allem schneller chaotisch. Dann klärt man erst den Ablauf und kümmert sich danach um die Technik.

Wir arbeiten mit mittelständischen Unternehmen mit viel Dokumentation und Verwaltung, vor allem Dienstleistern. Besonders dann, wenn Prozesse gewachsen statt sauber digitalisiert sind, wenn Mitarbeitende viel Zeit mit Verwaltung statt mit Wertschöpfung verbringen und wenn große Standardsysteme zu schwer oder unpassend wirken.

Weniger gut passt es, wenn eine KI-Strategie vor allem nach außen wirken soll. Eine Seite mit Prototypen, die niemand benutzt, bekommen Sie anderswo günstiger. Und wenn im Haus gerade eine ERP-Einführung läuft, ist der Kalender voll. Dann ist später besser als parallel.

Die Standortbestimmung machen wir am liebsten vor Ort. Was in einem Ablauf klemmt, sieht man an den Gesichtern schneller als in einer Prozessdokumentation. Alles Weitere geht meist remote und ist dadurch schneller.

Wie lange dauert so etwas?

Die Standortbestimmung sind zwei bis drei Termine über wenige Wochen. Die Befähigung läuft danach über einige Monate, weil Gewohnheiten sich nicht in einer Woche ändern. Der erste Anwendungsfall entsteht parallel. Ein Prototyp steht typischerweise nach Tagen, nicht nach Quartalen.

Müssen unsere Daten dafür zu einem amerikanischen Anbieter?

Nicht zwingend. Welche Daten wohin dürfen, klären wir in der Standortbestimmung und halten es in der Nutzungsrichtlinie fest. Für viele Aufgaben reichen Modelle, die in der EU betrieben werden. Für andere lässt sich die Aufgabe so zuschneiden, dass gar keine personenbezogenen Daten hineingehen. Die Frage ist zu wichtig für eine pauschale Antwort in die eine oder andere Richtung.

Was, wenn wir schon ein KI-Werkzeug haben?

Dann fangen wir nicht bei null an. Häufig ist die Lizenz vorhanden und die Nutzung gering. Das ist eher der Regelfall als die Ausnahme. Die Arbeit besteht dann darin, die Verbindung zwischen Werkzeug und tatsächlicher Arbeit herzustellen. Ein weiteres Werkzeug einzuführen hilft an dieser Stelle nicht.

Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?

Nein. Ein Ansprechpartner im Haus, der Zugänge freischalten kann und weiß, welche Systeme es gibt, reicht für den Anfang. Wo wir selbst etwas bauen, übergeben wir es mit Dokumentation und in einem Zustand, in dem auch jemand anderes daran weiterarbeiten kann.

Keine Präsentation über das Potenzial von KI im Allgemeinen. Keine Roadmap über drei Jahre. Keine Empfehlung für ein Werkzeug, das wir selbst verkaufen, denn wir verkaufen keine Lizenzen.

Und keine Zusage, dass sich etwas lohnt, bevor wir es angesehen haben. Wenn wir zu dem Schluss kommen, dass sich nichts lohnt, sagen wir das. Das kommt vor, und es ist für beide Seiten der billigste Ausgang.