KI-Workshops, nach denen die Teams das Werkzeug wirklich benutzen

Der Ablauf ist fast überall gleich. Ein halber Tag, ein Foliensatz, ein paar beeindruckende Beispiele, am Ende Applaus. Zwei Wochen später benutzen dieselben drei Leute das Werkzeug, die es vorher schon benutzt haben.

An den Teilnehmenden liegt das nicht. Eine Schulung an Beispielaufgaben zeigt, was ein Werkzeug kann. Sie zeigt nicht, wie die eigene Angebotserstellung damit schneller wird. Diese Übersetzung macht niemand nebenbei am Schreibtisch, wenn der Tag ohnehin voll ist.

Dazu kommt eine Unsicherheit, die selten ausgesprochen wird. Darf ich da Kundendaten hineingeben? Was, wenn das Ergebnis falsch ist und ich es nicht merke, hafte ich dafür? Solange diese Fragen offen sind, benutzen vorsichtige Menschen das Werkzeug nicht. Und in einem mittelständischen Unternehmen sind das die meisten.

Vorher: Aufgaben einsammeln

Vor dem Termin fragen wir die Teilnehmenden nach je zwei Aufgaben, die sie regelmäßig machen und lästig finden. Daraus entsteht das Material. Das kostet Vorbereitung und ist der Grund, warum am Ende etwas hängen bleibt: Jeder hat an seiner eigenen Arbeit geübt und nicht an einer Musterfirma.

Führungskräfte zuerst

Das hat einen praktischen Grund und nichts mit Hierarchie zu tun. Eine Führungskraft, die den Nutzen nicht selbst erlebt hat, kann ihn auch nicht einfordern und wird im Zweifel die Nachfrage „Warum dauert das noch so lange?" nicht stellen. Wer selbst gesehen hat, was in zehn Minuten möglich ist, stellt sie.

Dann die Teams, in kleinen Gruppen

Sechs bis zehn Personen, damit jeder tatsächlich selbst arbeitet. Ab zwanzig Teilnehmenden wird aus einem Workshop ein Vortrag, und ein Vortrag ändert keine Gewohnheit.

Danach: die Woche, in der es sich entscheidet

Nach dem Termin gibt es einen kurzen Folgetermin, meist zwei Wochen später und eine Stunde lang. Dort kommen die Fälle auf den Tisch, die im Alltag nicht funktioniert haben. An diesem Termin entscheidet sich, ob aus einer Schulung eine Arbeitsweise wird. Ohne ihn schläft die Sache mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder ein.

• Eine Prompt-Bibliothek mit den Aufgaben Ihres Hauses, und zwar dort, wo gearbeitet wird, nicht als PDF.
• Eine Nutzungsrichtlinie, die sagt, was erlaubt ist und was nicht. Sie löst die Unsicherheit auf, die sonst die Nutzung bremst.
• Zwei bis drei Champions je Bereich, die die erste Frage beantworten, bevor sie zu uns kommt.
• Eine Liste der Aufgaben, bei denen KI nichts gebracht hat. Sie verhindert, dass es jeder einzeln herausfindet.

Der letzte Punkt wird oft überrascht aufgenommen. Ein Werkzeug, von dem alle glauben, es könne alles, erzeugt Enttäuschung. Ein Werkzeug, von dem man weiß, wofür es taugt, wird benutzt.

„Schulung gehalten" lässt sich leicht verkaufen und schwer belegen. Deshalb vereinbaren wir vorher, woran wir hinterher messen, und zwar an etwas, das Sie selbst nachprüfen können. Ein Zufriedenheitsbogen am Ende des Tages gehört nicht dazu.

• Wie viele der Teilnehmenden benutzen das Werkzeug vier Wochen später noch? Die Zahl steht in der Nutzungsstatistik Ihrer Lizenz, wir müssen sie nicht schätzen.
• Wie viele Einträge hat die Prompt-Bibliothek nach zwei Monaten, und wie viele davon hat jemand aus dem Haus geschrieben?
• Bei wie vielen Fragen sind die Champions die erste Anlaufstelle und nicht wir?
• Für welche zwei Aufgaben ist der Zeitaufwand nachweislich gesunken? Eine belegte Aufgabe ist mehr wert als zehn geschätzte.

Wenn diese Zahlen nach ein paar Monaten schlecht aussehen, ist das die eigentliche Auskunft. Meist liegt es dann am Ablauf, der die neue Arbeitsweise gar nicht zulässt, und nicht am Training. Der nächste Schritt ist dann ein anderer als noch ein Workshop.

Einstiegsworkshop, ein halber Tag. Grundlagen, erste eigene Aufgaben, ehrliche Einordnung der Grenzen. Für ein Team, das anfangen will.

Vertiefung, ein Tag. Aufbauend, mit eigenen Vorlagen und den Aufgaben, die im ersten Anlauf gescheitert sind. Sinnvoll erst, wenn ein paar Wochen Praxis dazwischenliegen.

Begleitung über einige Monate. Die Variante, die tatsächlich etwas verändert: Workshops, Folgetermine, Richtlinie und die ersten Anwendungsfälle im Zusammenhang. Das ist Phase 2 unseres Vorgehens und greift in Phase 3 über.

Vor Ort oder remote. Für den ersten Termin empfehlen wir vor Ort. Wer nebeneinander sitzt, fragt eher nach, wenn etwas nicht funktioniert, und genau diese Fragen sind das Material.

Brauchen wir vorher schon Lizenzen?

Für den Einstiegsworkshop nicht zwingend, für alles Weitere schon. Ohne Zugang gibt es keine Praxis. Welche Lizenz sinnvoll ist, klären wir vorher. Das ist eine Frage von Datenschutz und Aufgabenzuschnitt und keine von Marken.

Kann man das für die ganze Belegschaft machen?

Ja, aber nicht auf einmal. Sinnvoll ist eine Reihenfolge nach Nutzen: erst die Bereiche, in denen viel geschrieben, geprüft und zusammengefasst wird. Wer dort anfängt, hat nach wenigen Wochen Beispiele, die den anderen Bereichen mehr erklären als jede Ankündigung.

Was, wenn die Skepsis im Team groß ist?

Dann ist das der eigentliche Inhalt des Workshops. Skepsis ist meist begründet und richtet sich gegen Versprechen, nicht gegen Werkzeuge. Wir arbeiten deshalb an Aufgaben, bei denen der Nutzen in derselben Stunde sichtbar wird, und benennen genauso deutlich, was nicht geht.

Und wenn wir danach mehr wollen?

Dann geht es weiter mit den Anwendungsfällen, entweder mit einem fertigen Produkt oder mit einer eigenen Lösung für einen Ablauf. Ein Automatismus ist das nicht. Nach dem Workshop kann auch feststehen, dass erst einmal nichts gebaut werden muss.