Eingangsrechnungsprüfung automatisieren

Die Rechnung kommt als PDF an eine Sammeladresse. Jemand aus der Buchhaltung öffnet sie, liest Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum ab und tippt sie in das System. Dann ist zu klären, wer sachlich prüfen muss. Das steht nirgends, das weiß man. Es geht eine Mail raus. Manchmal kommt eine Antwort, manchmal nicht.

Nach ein paar Tagen erinnert jemand. Die fachliche Prüfung ergibt eine Rückfrage an den Lieferanten. Die Rechnung liegt weiter. Am Monatsende sucht jemand die Vorgänge zusammen, die noch offen sind, und schreibt eine Liste. Auf dieser Liste stehen Rechnungen, bei denen das Skonto längst abgelaufen ist.

Kaputt ist daran nichts. Es kostet nur jeden Tag Zeit, und zwar an einer Stelle, an der sie nichts erzeugt.

Bei der Aufnahme dieses Ablaufs fallen fast immer dieselben vier Punkte auf. Nur einer davon ist das Abtippen.

• Das Abtippen selbst: fünf bis zehn Minuten je Rechnung, fehleranfällig bei Beträgen und Rechnungsnummern.
• Die Zuordnung: Wer muss prüfen? Diese Regel steht meist in keinem System, sondern in ein oder zwei Köpfen. Sind diese Köpfe im Urlaub, bleibt alles liegen.
• Das Nachhalten: Niemand sieht auf einen Blick, welche Rechnung wie lange bei wem liegt. Also wird erinnert, und Erinnern kostet zwei Menschen Zeit statt einem.
• Der Nachweis: Wer hat wann was freigegeben? Bei einer Prüfung ist das eine Suche durch Postfächer.

Der teuerste Punkt ist selten der erste. Das Abtippen ist sichtbar und nervt. Das Nachhalten kostet mehr, verteilt sich aber unauffällig über den Monat.

Erfassen. Die Rechnung wird gelesen, die relevanten Felder werden erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Lieferant bekannt? Bestellnummer vorhanden? Betrag plausibel gegenüber der Bestellung? Was eindeutig ist, läuft durch. Was nicht eindeutig ist, wird zur Prüfung vorgelegt, mit der Stelle im Dokument markiert.

Zuordnen. Die Regel, wer prüfen muss, wird einmal aufgeschrieben: nach Kostenstelle, Betrag, Lieferant. Dieser Teil der Arbeit ist nicht technisch und macht trotzdem den größten Unterschied. Er holt Wissen aus Köpfen in ein System.

Freigeben. Der Prüfende bekommt eine Mail mit der Rechnung und zwei Knöpfen. Kein neues Portal, kein zusätzliches Passwort. Daran scheitern solche Lösungen sonst. Wer die Freigabe lieber im System macht, kann das.

Nachhalten und belegen. Eine Übersicht zeigt, was wo liegt und seit wann. Jeder Schritt landet im Protokoll, mit Zeitpunkt und Person. Die Prüfung am Jahresende wird damit zu einer Abfrage statt zu einer Suche.

Menschliche Kontrolle bleibt. Bei einer Rechnung geht es um Geld, das das Haus verlässt. Die Automatik bereitet vor und schlägt vor, freigegeben wird von einem Menschen. Wo automatisch durchgelassen wird, steht eine Betragsgrenze davor, die Sie festlegen.

Die folgende Rechnung ist eine Schätzung und keine gemessene Zahl aus einem Projekt. Die Annahmen stehen dabei, damit Sie sie durch Ihre eigenen ersetzen können. Dafür ist die Aufstellung da.

Annahme: 300 Eingangsrechnungen im Monat, im Schnitt 8 Minuten Bearbeitung je Rechnung über alle Beteiligten hinweg, davon rund die Hälfte für Erfassen, Zuordnen und Nachhalten.

• Heute: 300 × 8 Minuten ≈ 40 Stunden im Monat.
• Realistisch adressierbar: die Hälfte, also rund 20 Stunden. Der Rest ist fachliche Prüfung und bleibt.
• Erwartbar davon erreichbar: 60 bis 80 Prozent, also 12 bis 16 Stunden im Monat.
• Dazu die Liegezeit: von im Schnitt mehreren Tagen bis zur Freigabe auf ein bis zwei. Daran hängt das Skonto.

Die Zeitersparnis ist meist der kleinere Posten. Der größere ist das Skonto. Zwei Prozent auf einen relevanten Teil des Einkaufsvolumens summieren sich schneller als zwölf Stunden Sachbearbeitung. Diese Zahl können Sie selbst ausrechnen, und sie entscheidet in der Regel darüber, ob sich das lohnt.

Bei deutlich unter hundert Rechnungen im Monat trägt die Rechnung meist nicht. Dann ist die Einführung teurer als der Nutzen, und wir sagen das.

Ebenso, wenn Ihr ERP-System das bereits kann und nur nicht eingerichtet ist. Das kommt häufiger vor, als man denkt. Wir prüfen das vor jedem Eigenbau, denn eine vorhandene Funktion einzurichten ist immer günstiger, als sie danebenzustellen.

Und wenn die Zuordnungsregel im Haus strittig ist, haben Sie zuerst eine Organisationsfrage. Ein Ablauf, der heute chaotisch läuft, wird durch Automatisierung vor allem schneller chaotisch.

Zwei bis drei Termine für die Aufnahme. Wir sehen uns zwanzig echte Rechnungen an und nicht die Prozessdokumentation. In den zwanzig stecken die Sonderfälle, um die es später geht.

Danach ein Prototyp an Ihren eigenen Rechnungen, innerhalb weniger Tage. Er ist eine Prüfung: Erkennt die Automatik Ihre Belege zuverlässig genug? Fällt sie durch, haben beide Seiten wenig verloren.

Erst dann die produktive Umsetzung mit Anbindung, Rechten, Fehlerfällen und Protokoll. Dieser Teil kostet die meiste Zeit, und Vorführungen lassen ihn weg. Mehr dazu auf der Seite zu individuellen Lösungen.