Ladekosten von E-Dienstwagen sauber abrechnen

Beim Verbrenner war die Sache einfach: Tankkarte, Beleg, fertig. Beim E-Dienstwagen entstehen die Kosten an drei Orten. An der heimischen Wallbox der Mitarbeitenden, an öffentlichen Ladesäulen und am Firmenstandort. Drei Orte, drei Belegarten, drei Zuständigkeiten.

Der übliche Ablauf: Am Monatsende reichen die Mitarbeitenden Zählerstände oder Fotos von Ladeprotokollen ein, dazu Abrechnungen der Ladekartenanbieter als PDF. Jemand im Fuhrpark oder in der Buchhaltung überträgt das in eine Tabelle, rechnet mit dem hinterlegten Strompreis, gleicht mit der Ladekartenabrechnung ab und erzeugt daraus die Erstattung für die Lohnabrechnung.

Bei fünf Fahrzeugen ist das eine Stunde. Bei vierzig ist es ein Nebenjob, der jeden Monat wiederkommt und keinen Tag aufgeschoben werden kann, weil die Lohnabrechnung wartet.

• Die Daten kommen in drei Formaten: Foto vom Zähler, PDF vom Ladekartenanbieter, Export der Firmen-Wallbox. Nichts davon passt zusammen.
• Die Zuordnung dienstlich oder privat ist nicht immer eindeutig, und sie muss nachvollziehbar sein und nicht nur plausibel.
• Das Nachfassen: Es fehlen immer ein paar Meldungen, und der Termin der Lohnabrechnung verschiebt sich nicht.
• Der Nachweis: Bei einer Prüfung muss nachvollziehbar sein, wie ein Betrag zustande kam, und nicht nur, dass er erstattet wurde.

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Eine Tabelle, in der der Strompreis irgendwann überschrieben wurde, lässt sich rückwirkend nicht mehr erklären.

Einsammeln statt einfordern. Wo eine Schnittstelle existiert, bei Ladekartenanbietern und den meisten Firmen-Wallboxen, werden die Daten automatisch geholt. Für die heimische Wallbox bleibt eine Meldung, aber als kurze Eingabe mit Foto statt als Mail an den Fuhrpark.

Zuordnen mit Regel und Beleg. Ladevorgang zu Fahrzeug, Fahrzeug zu Person, Vorgang zu dienstlich oder privat, nach einer einmal hinterlegten Regel. Was die Regel nicht entscheidet, wird vorgelegt statt geraten.

Rechnen mit festgehaltenem Preis. Der zugrunde gelegte Strompreis wird mit Gültigkeitszeitraum gespeichert und nicht überschrieben. Eine Abrechnung aus dem März lässt sich damit im November noch erklären.

Ausgeben, wie es gebraucht wird. Eine Datei für die Lohnabrechnung im vereinbarten Format, eine Übersicht je Fahrzeug für den Fuhrpark, ein Protokoll für die Prüfung.

Zur steuerlichen Bewertung: Ihre Steuerberatung. Ob mit Pauschale oder Einzelnachweis abgerechnet wird und was das bedeutet, beantwortet keine Software, und auf eine Website gehört es erst recht nicht. Wir bauen den Ablauf, der beide Varianten sauber belegt. Die Wahl trifft Ihre Beratung.

Schätzung mit offengelegten Annahmen, keine gemessene Zahl aus einem Projekt.

Annahme: 40 E-Dienstwagen, monatliche Abrechnung, heute überwiegend von Hand in einer Tabelle.

• Meldungen einsammeln und nachfassen: 3 bis 5 Stunden je Lauf.
• Übertragen und rechnen: 4 bis 6 Stunden.
• Abgleich mit den Anbieterabrechnungen: 2 bis 3 Stunden.
• Zusammen grob 9 bis 14 Stunden im Monat, fast vollständig Übertragungsarbeit.

Erwartbar adressierbar sind 60 bis 80 Prozent. Der zweite Effekt ist schwerer zu beziffern und oft wichtiger: Die Abrechnung wird prüfungsfest. Eine Nachforderung, weil ein Nachweis fehlt, kostet mehr als ein Jahr Sachbearbeitung an dieser Stelle.

Was über die Mitarbeitenden entsteht. Ladedaten sind personenbezogen. Sie sagen, wann jemand zu Hause war und wann nicht. Das ist kein Grund, es zu lassen, aber ein Grund, es bewusst zu tun. Zu klären sind Zweckbindung, Aufbewahrungsdauer und wer die Rohdaten sehen darf. Der Fuhrpark braucht Summen je Fahrzeug und nicht den einzelnen Ladevorgang mit Uhrzeit. Wo eine Mitbestimmung besteht, gehört der Betriebsrat an den Anfang und nicht ans Ende.

Technisch heißt das: möglichst früh aggregieren und den Zugriff auf Einzelvorgänge auf die Fälle beschränken, in denen tatsächlich geprüft wird. Von vornherein so gebaut ist das billiger, als es nachträglich einzuziehen.

Wie mit fehlenden Meldungen umgegangen wird. Es wird immer welche geben. Die Frage ist, was dann passiert. Wird geschätzt, wird verschoben, wird nicht erstattet? Diese Regel muss vorher feststehen und für alle gleich gelten, sonst entsteht genau die Diskussion, die der ganze Ablauf vermeiden soll. Die Automatik kann daran erinnern. Entscheiden kann sie es nicht.

Bei einer Handvoll Fahrzeugen trägt die Rechnung nicht. Dann ist eine ordentliche Tabelle mit festgehaltenem Strompreis die richtige Antwort, und wir sagen das.

Wenn Ihr Fuhrparkmanagement-System das bereits kann, ebenfalls. Einige können es inzwischen, oft ist die Funktion nur nicht eingerichtet. Wir prüfen das vor jedem Eigenbau.

Und wenn ausschließlich am Firmenstandort geladen wird, haben Sie kein Abrechnungsthema, sondern ein Auslesethema. Das ist meist mit einem Export erledigt.

Aufnahme an einem echten abgeschlossenen Monat: alle drei Datenquellen, die tatsächlichen Sonderfälle, das Format, das die Lohnabrechnung braucht.

Prototyp innerhalb weniger Tage an diesen Daten. Die Prüfung ist einfach: Kommt dasselbe heraus wie in der Handarbeit? Wenn nicht, ist entweder die Regel unvollständig oder die Handrechnung war es. Beides ist ein nützliches Ergebnis.

Danach die produktive Umsetzung mit Anbindungen, Rechten und Protokoll. Siehe individuelle Lösungen.