Zeiterfassung und Leistungsnachweis für Dienstleister

Die Zeiten stehen irgendwo: im Zeiterfassungswerkzeug, in einer Tabelle, in Kalendereinträgen, teilweise auf Zetteln. Am Monatsanfang beginnt die Sammelrunde. Wer hat noch nicht eingetragen? Wer hat auf das falsche Projekt gebucht? Welche Stunden sind abrechenbar und welche nicht?

Dann kommt der Teil, der die eigentliche Zeit frisst. Jeder Kunde will den Leistungsnachweis anders. Der eine als Tabelle mit Datum, Person und Tätigkeit. Der zweite gruppiert nach Arbeitspaket. Der dritte hat ein eigenes Formular, das hochgeladen werden muss. Diese Aufbereitung macht jemand von Hand, jeden Monat, für jeden Kunden neu.

Am Ende steht die Rechnung. Dann kommt die Rückfrage „Was war das an dem Dienstag?", und die Suche beginnt.

• Die Erfassung ist lästig genug, dass sie aufgeschoben wird. Was drei Tage später eingetragen wird, ist ungenauer, und die Ungenauigkeit kostet später Diskussion.
• Die Zuordnung zum richtigen Projekt oder Arbeitspaket passiert aus dem Gedächtnis. Fehler fallen erst beim Kunden auf.
• Die Aufbereitung je Kundenformat ist reine Übertragungsarbeit. Deshalb verbucht sie niemand als Arbeit, obwohl sie der größte Posten ist.
• Die Nachvollziehbarkeit fehlt. Eine Rückfrage zu einem einzelnen Eintrag bedeutet, mehrere Quellen zusammenzusuchen.

Der dritte Punkt ist der teuerste und wird am seltensten benannt. Er sieht nach einer halben Stunde aus und ist bei sechs Kunden ein ganzer Tag.

Erfassen, wo gearbeitet wird. Nicht in einem weiteren Werkzeug, sondern dort, wo die Leute ohnehin sind: im Kalender, im Ticketsystem, in einem kurzen Dialog. Je weniger Wechsel, desto vollständiger die Daten. Daran hängt alles Weitere.

Zuordnen mit Vorschlag. Aus Kalendereintrag, Ticket oder Betreff lässt sich meist ableiten, worum es ging. Die Automatik schlägt Projekt und Arbeitspaket vor, der Mensch bestätigt oder korrigiert. Das kostet Sekunden statt Minuten, und hier entsteht die Datenqualität.

Aufbereiten je Kundenformat, automatisch. Das Format wird einmal hinterlegt: Gruppierung, Spalten, Detailtiefe, Dateityp. Danach entsteht der Leistungsnachweis auf Knopfdruck. Hier liegt der größte Zeitgewinn, weil sich die Arbeit je Kunde und Monat multipliziert.

Rechnung und Nachweis zusammen. Beides entsteht aus derselben Quelle und kann nicht auseinanderlaufen. Rückfragen lassen sich am einzelnen Eintrag beantworten, statt in mehreren Ablagen zu suchen.

Freigabe bleibt beim Menschen. Was zum Kunden geht, sieht vorher jemand an. Die Automatik bereitet vor und verschickt nichts.

Wieder eine Schätzung mit offengelegten Annahmen und keine gemessene Zahl aus einem Projekt.

Annahme: 20 abrechnende Personen, 8 Kunden mit je eigenem Format, monatlicher Abrechnungslauf.

• Sammeln und Nachfassen: rund 4 Stunden je Lauf, verteilt über mehrere Personen.
• Aufbereitung je Kunde: 30 bis 60 Minuten × 8 Kunden ≈ 4 bis 8 Stunden.
• Korrekturen nach Rückfragen: 2 bis 4 Stunden.
• Zusammen also grob 10 bis 16 Stunden im Monat, fast vollständig Übertragungsarbeit.

Erwartbar adressierbar sind davon 60 bis 80 Prozent. Der zweite Effekt steht in keiner Stundenrechnung und ist oft größer: Vollständiger erfasste Zeiten heißen mehr abrechenbare Stunden. Wer heute schätzt, schätzt nach unten, aus Vorsicht und systematisch.

Zeiterfassung ist der einzige der drei Prozesse, bei dem die Menschen mitmachen müssen, damit er funktioniert. Eine Rechnung wird verarbeitet, ob der Lieferant will oder nicht. Eine Stunde trägt jemand ein oder eben nicht.

Deshalb ist die erste Frage nie die nach dem Werkzeug, sondern die nach dem Zweck. Wenn im Haus der Eindruck besteht, Zeiterfassung diene der Kontrolle, wird ungenau erfasst, und zwar unabhängig davon, wie bequem die Eingabe ist. Ist klar, dass sie der Abrechnung und der Projektsteuerung dient und niemand danach bewertet wird, ändert sich die Datenqualität, bevor irgendeine Software installiert ist.

Praktisch klären wir vor der Umsetzung drei Dinge. Wer sieht welche Auswertung? Was passiert mit einem Tag, an dem jemand vergessen hat einzutragen? Und wird die Zahl der abrechenbaren Stunden je Person irgendwo verglichen? Auf die letzte Frage gibt es eine richtige Antwort, und sie lautet nein.

Der zweite Punkt betrifft die Genauigkeit. Auf fünf Minuten genau zu erfassen klingt gründlich und führt dazu, dass niemand es tut. Viertelstunden reichen für die Abrechnung fast immer. Was tatsächlich erfasst wird, ist am Ende genauer als das, was genau sein sollte.

Wenn Sie pauschal abrechnen und den Leistungsnachweis niemand verlangt, entfällt der größte Posten. Dann bleibt Zeiterfassung für die interne Steuerung, und dafür gibt es gute fertige Werkzeuge. Ein Eigenbau lohnt sich da nicht.

Wenn alle Kunden dasselbe Format akzeptieren, ebenfalls. Dann ist die Aufbereitung eine Vorlage und kein Projekt.

Und wenn im Haus umstritten ist, was abrechenbar ist, brauchen Sie zuerst eine kaufmännische Festlegung. Automatisierung entscheidet diese Frage nicht. Sie macht die Uneinigkeit nur schneller sichtbar.

Aufnahme an echten Daten: ein abgeschlossener Monat, alle acht Kundenformate, die tatsächlichen Sonderfälle. Prozessdokumentation hilft hier wenig, weil die Ausnahmen nicht darin stehen.

Danach ein Prototyp für zwei Kunden innerhalb weniger Tage. Wenn die erzeugten Nachweise neben die von Hand gebauten gelegt werden können und standhalten, trägt die Idee. Wenn nicht, hört es hier auf.

Dann die produktive Umsetzung mit Anbindung, Rechten und Protokoll. Siehe individuelle Lösungen.